Secrétaire Assistant(e) - RNCP36804 - (1 Jour en CFA-4 jours en entreprise)
- RNCP36804 - Certificateur : Ministère du Travail, Emploi Insertion - CFA Agréé le 24/02/2023
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Formation créée le 01/02/2021. Dernière mise à jour le 09/12/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation Version PDF
L’emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service ou d’une entreprise, ses missions se situant au cœur de l’activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe, assure la coordination et l’organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques. Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l’entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l’image et assure le relais de l’information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle. Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques. Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements. Au sein du service commercial de l’entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d’achats et les approvisionnements. Il assure l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d’information et traite les réclamations courantes qu’il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise. Il facilite le suivi de l’activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs. Selon l’organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d’embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d’information d’ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement. Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d’un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. L’organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative. La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités. L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils numériques et de progiciels propres à la structure. L’évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l’amplitude des horaires de travail tend à s’élargir pour s’adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers . Il n’est pas possible de valider indépendamment des blocs de compétences.
Objectifs de la formation
- Bloc Compétence 1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
- Bloc Compétence 2 : Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
Profil des bénéficiaires
- Tout public : demandeurs d’emploi, étudiant(e)s, salarié(e)s ,...
- Avoir entre 16 ans et 29 ans (Dérogations possibles sous certaines conditions)
- Niveau seconde générale ou une expérience préalable dans le secrétariat d'au moins 1 an.
- Titre ou diplôme dans le secteur avec une expérience professionnelle réussie
- Aptitudes : Bonne expression orale et écrite, connaissance de base de la bureautique
- Réussir les tests d'entrée à la formation
- Avoir une connexion internet stable
- Être en possession d'un ordinateur fonctionnel
Contenu de la formation
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Bloc Compétence 1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
- Produire des documents professionnels courants.
- Communiquer des informations par écrit.
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement.
- Planifier et organiser les activités de l'équipe.
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Bloc Compétence 2 : Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
- Assurer l'administration des achats et des ventes
- Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
- Assurer le suivi administratif courant du personnel
Nos formateurs et animateurs Notre souci est celui de vous proposer des formations de qualité à la hauteur de vos attentes. Ainsi, tous nos formateurs sont experts dans leur domaine d’intervention, de niveau Bac + 5 minimum. Ils partagent les valeurs humaines du CFA AEP et notre façon de voir la formation. Voici la présentation de notre équipe pédagogique : Véronique PADROS : Consultante formatrice avec plus de 30 ans d’expérience. Titulaire d’un DESS en droit et formée en ingénierie de formation, Véronique possède une expertise en gestion de projets européens et en coordination de programmes de formation. Elle excelle dans l’encadrement d’équipes et l’accompagnement des apprenants. Sabrina GAAS : Chargée de recrutement, coordinatrice adjointe et actuellement Chargée en Insertion Professionnelle (CIP). Sabrina est spécialisée en techniques de recrutement, en gestion administrative et en analyse des besoins des usagers. Elle maîtrise divers logiciels et outils de gestion des ressources humaines. Joanna YASSINE : Consultante formatrice et sophrologue, spécialisée dans la gestion du stress et le bien-être au travail. Joanna anime des formations en présentiel et à distance, et s’adapte aux besoins spécifiques des apprenants, notamment ceux en situation de handicap. Anna HAMARD : Formatrice spécialisée en prévention des risques et en secourisme au travail (SST). Polyglotte et expérimentée en pédagogie des langues, elle a enseigné le français et l’espagnol dans divers contextes académiques et professionnels, tout en se consacrant à la prévention des risques. Paul SALEMBIER : Chargé de recrutement, assistant en ressources humaines et actuellement Chargé en Insertion Professionnelle (CIP). Paul dispose d’une expertise en gestion administrative et en accompagnement des apprenants dans leurs démarches de recrutement. Il est compétent dans l’utilisation de divers outils RH et en gestion de dossiers. Didier PADROS : Responsable de l’accessibilité numérique, Didier veille à ce que les outils et les ressources soient inclusifs et conformes aux normes d’accessibilité. Expert en technologies numériques, il collabore avec les équipes pédagogiques pour intégrer des fonctionnalités adaptées et garantir un environnement d’apprentissage accessible. Didier se charge de l’évaluation et de la mise à jour régulière des contenus et des plateformes, en tenant compte des besoins des utilisateurs, notamment des personnes en situation de handicap. Jean-Jacques CAMPI : Référent handicap, Jean-Jacques est médecin et formateur en ostéopathie. Il possède une expérience en médecine sportive, en ostéopathie fonctionnelle et en intégration des pratiques complémentaires. Formateur dans plusieurs institutions, il contribue au développement de l’ostéopathie et à la sensibilisation à l’intégration des personnes en situation de handicap. Cette équipe dynamique et expérimentée apporte des compétences variées pour garantir un accompagnement pédagogique et un soutien adaptés aux apprenants.
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Certificat de réalisation de l’action de formation.
- Mise à disposition en ligne de documents supports et à la suite de la formation
- Mise à disposition d'équipement informatique (en présentiel)
- Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation et /ou sur un espace extranet privé
- Webinaires (cours et évaluations) tutorés.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques.
- Etude de cas concrets.
- Quiz en salle.
Qualité et satisfaction
Modalités de certification
- Obtention d'un titre professionnel RNCP de niveau 4
- L’examen consiste en un entretien, face à un jury, basé sur un dossier professionnel écrit et ses annexes. Le Titre peut être obtenu progressivement par bloc de compétences avec examen final chacun de ces blocs de compétences peuvent être acquis individuellement. Les blocs de compétences se constituent comme suit: Bloc Compétence 1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités Bloc Compétence 2 : Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines Les résultats de ces épreuves détermineront l’obtention du Titre de « Secrétaire assistant » du MINISTÈRE DU TRAVAIL DE L'EMPLOI ET DE L'INSERTION (Date du dernier Journal Officiel ou Bulletin Officiel : 05-12-2017). Les sessions d’examen ont lieu 2 fois par an dans nos centres de Perpignan. Les résultats de l’examen seront connus dans un delais d'un mois après le passage. En cas d’échec, l’examen peut être repassé à la session suivante. Si vous n’êtes pas en activité dans le domaine, une période en entreprise est requise afin d’acquérir les compétences professionnelles indispensables à l’obtention de ce titre. En effet, la validation du titre suppose l’établissement d’un dossier de projet portant sur votre expérience dans le medico-social.
- Secteurs d’activités : L'emploi de secrétaire assistant s'exerce dans tous types d'entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d'activités. Dans les grandes entreprises, l'activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire. Type d'emplois accessibles : - secrétaire ; - secrétaire administrati(f) (ve) ; - secrétaire polyvalent (e) ; - assistant(e) administrati(f) (ve) ; - assistant(e) d'équipe ; - assistant(e) d'entreprise. Concernant les équivalences, passerelles, suite de parcours : Il n'existe aucun lien avec d’autres certifications professionnelles, certifications ou habilitations concernant cette formation.