Secrétaire Assistant(e) Médico-social(e) en alternance (1 Jour en CFA-4 jours en entreprise)
RNCP36805 - Certificateur : Ministère du Travail,Emploi Insertion - CFA Agréé le 01/04/2021
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Formation créée le 01/02/2021. Dernière mise à jour le 11/11/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation Version PDF
Le secrétaire assistant médico-social assure, au sein des structures sanitaires, médico-sociales ou sociales, l'accueil et la prise en charge des patients et des usagers, la planification des activités du service, le traitement et le suivi administratif des dossiers, la coordination des opérations liées au parcours des patients ou des usagers. Il exerce sous l'autorité d'un professionnel de santé ou d'un chef de service, d'un cadre administratif ou d'un coordinateur de secrétariats d'une structure sanitaire, médico-sociale ou sociale dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur et en utilisant la terminologie et les techniques spécifiques au secteur. Il travaille au sein d'une équipe pluridisciplinaire et est l'interface entre tous les intervenants et le public accueilli. Il réalise des tâches diversifiées liées à la spécialisation médicale, médico-sociale ou sociale du pôle ou du service dans lequel il exerce : admissions, renseignements socioadministratifs, saisie de comptes rendus médicaux ou opératoires, avec un degré d'autonomie et de responsabilité variable selon le contexte. La mission d'accueil est essentielle : la qualité relationnelle, le respect de l'éthique et de la déontologie sont primordiaux dans la tenue de l'emploi. Le secrétaire assistant médico-social évalue la demande des usagers ou des patients avec discernement, les renseigne, les conseille et les oriente en prenant en compte la dimension sociale, de façon à faciliter le travail des professionnels de santé ou des travailleurs sociaux, dans le cadre de sa délégation de responsabilités. Ayant accès à des informations confidentielles, le secrétaire assistant médico-social est soumis aux règles du secret professionnel et, dans le secteur sanitaire, exerce son métier dans le respect de la « loi relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé » et de la « loi de modernisation de notre système de santé ». Les conditions d'exercice de l'emploi varient selon la taille et la typologie des structures - publiques ou privées - dans lesquelles le secrétaire assistant médico-social pratique son métier. Dans le milieu hospitalier, il est un relais d'information central entre le patient, le médecin, l'équipe soignante et les autres services de l'institution. Il assiste une équipe pluridisciplinaire (médecins, équipe soignante, cadres administratifs) et assure la gestion administrative dans le cadre d'une organisation optimisée du parcours de soins des patients, sous l'autorité d'un ou plusieurs responsables (médecin, cadre de pôle, coordinateur de secrétariats médicaux…). Le port d'une blouse est souvent requis. Dans certains pôles de soins, il a également le rôle de collaborateur auprès du responsable du pôle, incluant des responsabilités plus élargies pouvant, parfois, nécessiter la pratique de l'anglais. Dans les secteurs social et médico-social, il peut être amené à participer au montage de dossiers de demandes d'aide financière et à l'élaboration de tableaux de suivi de budgets. Travaillant dans un environnement informatisé, rompu à la saisie informatique rapide, il utilise couramment les outils bureautiques et de dictée numérique, les outils de communication et de partage de l'information, ainsi que des progiciels ou logiciels spécifiques à l'activité : gestion du dossier du patient ou de l'usager, planification et gestion des rendez-vous. Il est amené à utiliser de plus en plus couramment des logiciels de « reconnaissance vocale » et, d'une manière générale, le système d'information de la structure. Les contraintes d'horaires, le travail en équipe, le face-à-face avec des publics en grande difficulté (patients ou usagers), la multiplicité des tâches administratives impliquent, de la part du secrétaire assistant médico-social, une grande adaptabilité aux personnes et aux situations et des qualités humaines prépondérantes. Il n’est pas possible de valider indépendamment des blocs de compétences.
Objectifs de la formation
- Bloc Compétence 1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités
- Bloc Compétence 2 : Assurer l’accueil et la prise en charge administrative du patient ou de l’usager
- Bloc Compétence 3 : Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l’usager
Profil des bénéficiaires
- Tout public : demandeurs d’emploi, étudiant(e)s, salarié(e)s ,...
- Avoir entre 16 ans et 29 ans (Dérogations possibles sous certaines conditions)
- Niveau seconde générale ou une expérience préalable dans le secrétariat ou le secteur médico-social d'au moins 1 an.
- Titre ou diplôme dans le secteur médico-social avec une expérience professionnelle réussie
- Aptitudes : Bonne expression orale et écrite, connaissance de base de la bureautique
- Réussir les tests d'entrée à la formation SAMS
- Avoir une connexion internet stable
- Être en possession d'un ordinateur fonctionnel
Contenu de la formation
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Bloc Compétence 1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités
- Produire des documents professionnels courants.
- Communiquer des informations par écrit.
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement.
- Planifier et organiser les activités de l'équipe.
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Bloc Compétence 2 : Assurer l’accueil et la prise en charge administrative du patient ou de l’usager
- Renseigner et orienter le public dans un service sanitaire, médico-social ou social.
- Planifier et gérer les rendez-vous de patients ou d'usagers.
- Assurer la prise en charge médico-administrative et sociale du patient ou de l'usager.
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Bloc Compétence 3 : Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l’usager
- Retranscrire des informations à caractère médical ou social.
- Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers de patients ou d'usagers.
- Coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l'usager.
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi dans un service sanitaire, médico-social ou social.
Voici la présentation de notre équipe pédagogique : Véronique PADROS : Consultante formatrice avec plus de 30 ans d’expérience. Titulaire d’un DESS en droit et formée en ingénierie de formation, Véronique possède une expertise en gestion de projets européens et en coordination de programmes de formation. Elle excelle dans l’encadrement d’équipes et l’accompagnement des apprenants. Sabrina GAAS : Chargée de recrutement, coordinatrice adjointe et actuellement Chargée en Insertion Professionnelle (CIP). Sabrina est spécialisée en techniques de recrutement, en gestion administrative et en analyse des besoins des usagers. Elle maîtrise divers logiciels et outils de gestion des ressources humaines. Joanna YASSINE : Consultante formatrice et sophrologue, spécialisée dans la gestion du stress et le bien-être au travail. Joanna anime des formations en présentiel et à distance, et s’adapte aux besoins spécifiques des apprenants, notamment ceux en situation de handicap. Anna HAMARD : Formatrice spécialisée en prévention des risques et en secourisme au travail (SST). Polyglotte et expérimentée en pédagogie des langues, elle a enseigné le français et l’espagnol dans divers contextes académiques et professionnels, tout en se consacrant à la prévention des risques. Paul SALEMBIER : Chargé de recrutement, assistant en ressources humaines et actuellement Chargé en Insertion Professionnelle (CIP). Paul dispose d’une expertise en gestion administrative et en accompagnement des apprenants dans leurs démarches de recrutement. Il est compétent dans l’utilisation de divers outils RH et en gestion de dossiers. Didier PADROS : Responsable de l’accessibilité numérique, Didier veille à ce que les outils et les ressources soient inclusifs et conformes aux normes d’accessibilité. Expert en technologies numériques, il collabore avec les équipes pédagogiques pour intégrer des fonctionnalités adaptées et garantir un environnement d’apprentissage accessible. Didier se charge de l’évaluation et de la mise à jour régulière des contenus et des plateformes, en tenant compte des besoins des utilisateurs, notamment des personnes en situation de handicap. Jean-Jacques CAMPI : Référent handicap, Jean-Jacques est médecin et formateur en ostéopathie. Il possède une expérience en médecine sportive, en ostéopathie fonctionnelle et en intégration des pratiques complémentaires. Formateur dans plusieurs institutions, il contribue au développement de l’ostéopathie et à la sensibilisation à l’intégration des personnes en situation de handicap. Cette équipe dynamique et expérimentée apporte des compétences variées pour garantir un accompagnement pédagogique et un soutien adaptés aux apprenants.
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Certificat de réalisation de l’action de formation.
- Mise à disposition en ligne de documents supports et à la suite de la formation
- Mise à disposition d'équipement informatique (en présentiel)
- Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation et /ou sur un espace extranet privé
- Webinaires (cours et évaluations) tutorés.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques.
- Etude de cas concrets.
- Quiz en salle.
Qualité et satisfaction
Modalités de certification
- Obtention d'un titre professionnel RNCP de niveau 4
- L’examen consiste en un entretien, face à un jury, basé sur un dossier professionnel écrit et ses annexes. Le Titre peut être obtenu progressivement par bloc de compétences avec examen final chacun de ces blocs de compétences peuvent être acquis individuellement. Les blocs de compétences se constituent comme suit: Modules de Compétences : La formation est structurée autour de trois blocs de compétences, chacun correspondant à un Certificat de Compétences Professionnelles (CCP) : CCP1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités. CCP2 : Assurer l'accueil et la prise en charge administrative du patient ou de l'usager. CCP3 : Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l'usager. Évaluations : Chaque CCP est validé par des évaluations spécifiques, incluant des mises en situation professionnelle, des questionnaires et la constitution d'un dossier professionnel. Ces évaluations permettent de vérifier l'acquisition des compétences associées à chaque bloc. Entretien avec le Jury : Après la validation des CCP, un entretien est organisé avec un jury habilité par la DDEETS (Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités). Cet entretien vise à évaluer les compétences professionnelles et la capacité à exercer le métier. Obtention du Titre : La réussite aux évaluations des trois CCP et à l'entretien avec le jury conduit à l'obtention du Titre Professionnel de Secrétaire Assistant·e Médico-Social·e. Il est également possible de valider le titre par blocs de compétences, permettant une certification progressive. Les sessions d’examen ont lieu 2 fois par an dans nos centres de Perpignan. Les résultats de l’examen seront transmis par la DREETS. En cas d’échec, l’examen peut être re-présenté à la session suivante.
- Secteurs d’activités : Les différents secteurs concernés sont principalement, tant dans le secteur public que privé ou associatif : - le secteur sanitaire (hôpitaux : CH, CHR, CHU, CHRU, EPSM, établissements de santé à but non lucratif, cliniques privées, cabinets médicaux ou paramédicaux, maisons de santé pluridisciplinaires, centres d'imagerie médicale, laboratoires d'analyses de biologie médicale, établissements de soins de suite et de réadaptation, centres de médecine du travail, cabinets d'expertises médicales…) ; - le secteur médico-social (établissements d'hébergement, d'accueil et de services, pour personnes âgées, pour enfants, adolescents ou adultes handicapés : CMPP, CRP, EHPAD, ESAT, IME…) ; - le secteur social (services régionaux, départementaux et communaux de l'action sociale - CCAS -, caisses d'allocations familiales - CAF -, maisons départementales des personnes handicapées - MDPH -, centres d'hébergement de personnes en difficulté - CHRS -, services d'accueil pour les familles, maisons d'enfants à caractère social - MECS -, associations d'entraide et de secours…) ; - le télétravail en libéral ou pour le compte de sociétés de prestations de services spécialisées (prise de rendez-vous, retranscription de comptes rendus médicaux). Type d'emplois accessibles : -Secrétaire médical; Secrétaire médico-social; Secrétaire social; Assistant médico-administratif; Assistant médical; Secrétaire hospitalier; Télésecrétaire médical. Concernant les équivalences, passerelles, suite de parcours : Il n'existe aucun lien avec d’autres certifications professionnelles, certifications ou habilitations concernant cette formation. Modalités d'évaluation : Mise en situation professionnelle : 05 h 15 min Le contexte de la mise en situation professionnelle est décrit dans un dossier. Il correspond à une structure fictive du secteur sanitaire, médico-social ou social. La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties : 1ère partie : mise en situation écrite (durée : 04 h 30) A partir d'informations et de consignes, le candidat analyse des situations professionnelles, traite des dossiers et produit les documents associés à ces situations et dossiers. 2ème partie : mise en situation orale (durée : 00 h 45) Deux compétences sont évaluées au téléphone (durée : 00 h 20) : - "Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement" - "Planifier et gérer des rendez-vous de patients ou d'usagers". A partir d'un scénario préétabli choisi par le jury et combinant les deux compétences, le candidat dispose de 10 minutes de préparation avant de traiter un appel téléphonique entrant ou sortant d'une durée de 5 minutes. A l'issue de l'appel, le candidat dispose de 5 minutes pour rédiger un écrit professionnel et/ou mettre à jour un agenda, en fonction du scénario. Deux compétences sont évaluées en face à face (durée : 00 h 25) : - "Renseigner et orienter le public dans un service sanitaire, médico-social ou social" - "Assurer la prise en charge médico-administrative et sociale du patient ou de l'usager". A partir d'un scénario préétabli choisi par le jury et combinant les deux compétences, le candidat dispose de 5 minutes de préparation avant d'accueillir un visiteur dans le cadre d'un échange d'une durée de 10 minutes. A l'issue de l'échange, le candidat dispose de 10 minutes pour rédiger un écrit professionnel et/ou enregistrer des données sous forme numérique. Entretien technique : 00 h 30 min Durant 10 minutes, le jury analyse avec le candidat les travaux et les prestations réalisés pendant la mise en situation professionnelle. Puis, à partir d'un guide de questionnement, le jury interroge le candidat pendant 20 minutes sur sa pratique et ses connaissances portant sur : - le classement, l'archivage et la traçabilité des informations, - la planification et l'organisation des activités d'une équipe, - la prise en charge médico-administrative et sociale du patient ou de l'usager, - la coordination des opérations liées au parcours du patient ou de l'usager, de façon à compléter l'évaluation des compétences. Entretien final : 00 h 15 min Y compris le temps d’échange avec le candidat sur le dossier professionnel. Le jury vérifie que le candidat possède une représentation satisfaisante des rôles et missions d'un Secrétaire assistant médico-social.